Montants forfaitaires dans LEADER : l'expérience de l'Estonie
L'Estonie est l'un des pays qui a adopté les paiements forfaitaires pour LEADER au cours de la période de programmation 2023-2027 et a déjà acquis une expérience précieuse de leur mise en œuvre.
Les paiements forfaitaires, qui font partie de l'ensemble des options simplifiées en matières de coûts (SCO), ont été officiellement introduits dans la période de programmation 2014-2020 dans le cadre des efforts visant à simplifier la gestion des Fonds structurels et d'investissement européens et à réduire le fardeau administratif pour les bénéficiaires.
Bien que cette approche promette un processus plus efficace tant pour les bénéficiaires que pour les équipes techniques des GAL, son application a présenté de nouveaux défis. L'Estonie, l'un des pays ayant adopté les paiements forfaitaires pour la période de programmation 2023-2027, a déjà acquis une expérience précieuse dans leur mise en œuvre.
Pourquoi des paiements forfaitaires ?
Selon l'autorité de gestion estonienne, la principale motivation pour introduire les paiements forfaitaires dans les projets LEADER était de rationaliser les procédures administratives et d'accélérer le décaissement des fonds. Auparavant, la vérification des documents de dépenses et le traitement des paiements pouvaient prendre plusieurs mois. Avec les montants forfaitaires, l'objectif est de débloquer les subventions dans les deux semaines suivant la présentation par les bénéficiaires des preuves de résultats nécessaires, bien que des difficultés techniques du système informatique aient légèrement retardé cet objectif. En Estonie, les montants forfaitaires sont utilisés uniquement pour financer des projets ; les avances/taux forfaitaires sont utilisés pour les frais de fonctionnement des GAL.
Comment cela fonctionne dans la pratique
Le changement visait également à permettre aux Groupes d'Action Locale (GAL) de se concentrer sur leur mission principale, à savoir la gestion, le suivi et l'évaluation des stratégies, et la facilitation des échanges entre les parties prenantes, plutôt que d'être embourbés par une paperasserie excessive. L'approche estonienne vise à rendre le financement de ces activités aussi automatisé et simple que possible.
Les sommes forfaitaires ont été particulièrement bénéfiques pour les projets à petite échelle avec des résultats clairement définis. Comme l'a déclaré Alo Tomson, PDG du GAL Pärnu Bay Partnership :
« Pour les mini-projets de 1 000 à 8 000 euros, les montants forfaitaires ont changé la donne. Ils permettent aux petites initiatives locales d'accéder à des financements sans avoir à produire des rapports financiers exhaustifs. C'est particulièrement important pour les nouveaux demandeurs qui pourraient avoir du mal à répondre aux exigences administratives traditionnelles. »
De même, Riina Trumm, directrice du GAL South Järvamaa Partnership, a souligné :
« Le processus est nettement plus simple pour les projets ne comportant qu'une seule activité, comme l'achat d'équipement. Cette simplification aide à la fois les demandeurs et les GAL à gérer les fonds plus efficacement. »
Cependant, le modèle n'est pas sans complexité. Contrairement aux programmes de financement classiques, les paiements forfaitaires exigent que les projets atteignent des résultats prédéfinis avec précision. Par exemple, si un programme de formation est conçu pour quinze participants, le fait de ne former que quatorze personnes pourrait entraîner une perte totale de financement. Il est donc essentiel de rédiger avec soin les objectifs et les budgets des projets, en particulier pour les projets à long terme dont les coûts fluctuent. Dans le contexte actuel, il peut être difficile de tenir compte des coûts fluctuants lors de la planification d'une visite d'étude qui aura lieu deux ans après le début du projet, ou d'estimer les coûts des matériaux et de la main-d'œuvre dans les projets d'infrastructure.
En outre, l'aspect le plus difficile et le plus long du processus de financement forfaitaire est de convenir du « prix raisonnable » de la subvention avec l'organisme payeur. Alors que par le passé, les retards de paiement provenaient de la vérification des documents de dépenses, avec le nouveau système, la complexité se déplace vers les négociations budgétaires en amont. En conséquence, si le traitement des demandes a pris plus de temps, le délai de traitement et d'octroi des paiements est déjà passé de quatre-vingt-dix à cinquante jours en moyenne et devrait atteindre seulement deux semaines.
Obstacles à la mise en œuvre et améliorations
L'Estonie a connu des débuts difficiles dans le déploiement du modèle de paiement forfaitaire. Au cours des six premiers mois, trente-six demandes sur cent cinquante ont été rejetées, ce qui a entraîné des litiges juridiques et des ajustements réglementaires. En réponse, l'autorité de gestion, l'organisme payeur et les GAL ont mis en place une réunion conjointe bimensuelle pour résoudre les problèmes de manière collaborative.
L'autorité de gestion a souligné que si les difficultés informatiques ont ralenti la mise en œuvre, une fois ces problèmes résolus, les entrepreneurs ont trouvé le processus final nettement plus simple. Kai Kalmann-Jotautas, chef de la section Économie rurale et politique de la concurrence au ministère des Affaires régionales et de l'Agriculture de la République d'Estonie (autorité de gestion), a également souligné l'importance d'une communication continue :
« Même si vous préparez de longues directives écrites, elles ne sont pas toujours lues ou appliquées de manière uniforme. La clé réside dans un dialogue permanent et un guichet unique pour les clarifications et les enseignements tirés. »
Mais, surtout, la charge de travail supplémentaire n'a pas été transférée aux bénéficiaires. Au contraire, les montants forfaitaires garantissent que de nombreux petits projets reçoivent rapidement un financement, ce qui permet aux entrepreneurs et aux initiatives locales de se lancer sans attendre des années pour les paiements, un défi qui causait auparavant des difficultés financières aux petits candidats.
Apprendre des autres
Comme il n'existait pas à l'époque de directives officielles de l'UE pour la mise en œuvre des montants forfaitaires dans le cadre du FEADER (Fonds européen agricole pour le développement rural), l'Estonie s'est inspirée de la Pologne, de la Finlande et de Malte. L'une des principales leçons tirées de l'expérience finlandaise a été de donner aux bénéficiaires la possibilité de choisir d'utiliser ou non les montants forfaitaires, en fonction de la nature de leur projet — une approche que l'Estonie pourrait envisager à l'avenir.
Bien que le lancement ait rencontré des obstacles, ce n'est que le début du processus. Toutes les parties prenantes impliquées s'engagent à faire fonctionner les montants forfaitaires, et le dialogue permanent garantit l'amélioration constante du système. La clé du succès n'est pas la perfection dès le départ, mais l'adaptation continue, la communication ouverte et la confiance mutuelle entre l'autorité de gestion, l'organisme payeur et les GAL.
Principaux enseignements de l'autorité de gestion estonienne pour les autres autorités de gestion
Kai Kalman, de l'autorité de gestion estonienne, partage les principaux enseignements tirés jusqu'à présent :
- Co-créz et concevez le processus avec des partenaires clés importants - cela crée un sentiment d'appropriation et chacun contribue,
- Recherchez les bonnes pratiques d'autres pays, et si vous ne savez pas et ne comprenez toujours pas, alors demandez à l'UE par écrit, car le système doit être juridiquement correct et à l'épreuve des audits.
- Si des difficultés surviennent pendant la mise en œuvre, alors introduisez rapidement des changements par la co-création.
- Faite auditer la mise en œuvre du modèle de coûts simplifié par l'unité d'audit de certification. Cela permet de garantir que l'ensemble du système est juste et équitable et que des méthodes de calcul vérifiables sont utilisées sur la base d'informations objectives.
- Sortez des sentiers battus et utilisez autant de solutions informatiques et numériques que possible, par exemple une photo avec des coordonnées géographiques pour prouver le résultat. Par exemple, nous avons trouvé une solution pour soutenir les travaux de construction par des paiements intermédiaires dans le cadre du système de montant forfaitaire.
- Ne réglementez pas trop.
- Abandonnez les anciennes méthodes de pensée : par exemple, il n'est plus nécessaire de consulter les documents de coûts, et c'est très bien ainsi.
- Les SCO ne sont pas toujours adaptées à tous les projets, par exemple aux projets collaboratifs. Dans ce cas, il est intéressant d'envisager une option mixte, combinant l'utilisation des options de coûts simplifiées et des coûts réellement encourus.
- Discutez, discutez, discutez ! La communication est très importante. Toutes les parties doivent comprendre le système de la même manière.
- Les systèmes informatiques peuvent être à l'origine d'événements inattendus.
- Les systèmes ne changent jamais du jour au lendemain, il est donc utile de répéter sans cesse des messages simples.
Si vous souhaitez obtenir plus d'informations, vous pouvez contacter l'autorité de gestion en Estonie.